Меню

Офисная одежда для секретаря



Как должен себя вести высококвалифицированный секретарь на рабочем месте

Не только выполнения поставленных задач, но и соблюдения правил общения требует офисная должность помощника руководителя. Деловой этикет секретаря подразумевает тактичность и внимательность.

Секретарь на рабочем месте: важные нюансы этикета

Секретарь необходим работодателю для упрощения ведения бизнеса. Но кроме организации совещаний, заполнения документации и выполнения прочих профессиональных обязанностей, помощник должен соблюдать ряд правил, предусмотренных деловым этикетом.

Внешний вид

Секретарь — это сотрудник, которого первым видят посетители. Не только манеры, но и его внешний вид должен соответствовать занимаемой должности.

Одежда

Правила дресс-кода могут быть прописаны в регламенте компании.

Если их нет, то на рабочем месте допускаются:

  1. Деловой костюм. Он может быть брючным. Если юбка — длина не должна быть выше колен.
  2. Платья. Однотонная цветовая гамма. Допускается использование пояса (без украшений). На ткани не должно быть рисунков.
  3. Туфли. Обувь с закрытым передком. Можно носить невысокий устойчивый каблук. Обувь может быть черной или в тон одежды.
  4. Колготки. Под юбку надевают чулки телесного цвета.
  5. Спортивная (повседневная) одежда допускается в тех случаях, когда сотрудники компании отправляются на выездное мероприятие. Дресс-код обсуждается заранее.

Костюм подбирают удобный. В наряде допускается комбинирование не больше 3 цветов. Одежда не должна быть вызывающей (глубокое декольте, короткая юбка, прозрачные блузы, зауженные брюки и пр.).

На случай форс-мажорной ситуации секретарю рекомендуется иметь запасной костюм.

Украшения и аксессуары

Находясь на рабочем месте, запрещено надевать вызывающие украшения (бантики, обручи, цветные резинки и пр.). Разрешается не больше 3 аксессуаров (например, брошь, цепочка, кольцо), выполненных в классическом стиле (без массивных декоративных элементов). Они должны иметь нейтральные тона.

Личные вещи секретарь может носить в элегантной дамской сумочке. На руке допускаются часы. Очки могут быть в металлической или черной оправе (или безоправные).

Прическа

Если у секретаря длинные волосы, то на рабочем месте они должны быть уложены в строгую прическу. Разрешается короткая стрижка. Если у сотрудника крашеные волосы, нельзя допускать появления отросших корней. Голова всегда чистая и опрятная.

Макияж

Макияж секретаря не должен быть вызывающим (вечерним). Предпочтение отдают естественным оттенкам. На руках приветствуется короткий маникюр. Грязные ногти не допускаются. При выборе лака отдают предпочтение пастельным тонам.

Парфюм

Аромат парфюма выбирают легкий и ненавязчивый. Резкие запахи способны вызывать раздражение у окружающих.

Инструменты секретаря

Для заметок у секретаря должен быть органайзер. Предпочитается кожаная обложка, на которой присутствует логотип компании. На рабочем столе всегда должны присутствовать пишущие ручки, карандаши, календарь и бумага.

Секретарь должен уметь пользоваться:

  • компьютером;
  • телефоном;
  • факсом;
  • принтером;
  • сканером;
  • ксероксом;
  • шредером и другими техническими средствами, необходимыми для выполнения поставленных задач.

Правила делового общения

Секретарь обязан четко знать свои полномочия и выполнять их.

С начальником

К руководителю бизнеса необходимо обращаться по имени-отчеству. Фамильярность не допускается. В начале рабочего дня необходимо поприветствовать начальника.

Можно предложить чашку кофе/чая. После утреннего приветствия следует проинформировать начальника о запланированных встречах и мероприятиях. При необходимости внести коррективы в график.

Секретарь обязан знать о привычках и предпочтениях руководителя. Это поможет создать максимально комфортные условия для работодателя.

Без уважительной причины нельзя беспокоить начальника. Вся полученная информация должна оставаться конфиденциальной.

Нельзя вступать в спор, даже когда директор неправ.

С сотрудниками компании

Деловое общение с сотрудниками подразумевает:

  • уважительное отношение к коллегам;
  • внимательность и сдержанность.

С посетителями

С посетителем, который пришел впервые, необходимо познакомиться и узнать цель визита. Нельзя игнорировать рукопожатие, но запрещается выступать его инициатором. Почетных гостей приветствуют стоя. В результате диалога секретарь должен самостоятельно определить, какие действия ему необходимо выполнить.

  • записать посетителя на повторный прием;
  • доложить начальнику о визите;
  • удовлетворить потребность посетителя самостоятельно.

Во время ожидания гостям можно предложить напитки (чай, кофе, воду).

Этикет общения по телефону

Собеседник не видит того, с кем разговаривает. Поэтому отсутствие визуального контакта должно компенсироваться правильно поставленной речью.

Звонят вам

Все входящие звонки должны приниматься быстро. Не следует давать абоненту ждать ответа дольше 2-3 гудков.

После снятия трубки требуется:

  1. Представиться (название организации, должность и имя).
  2. Уточнить имя абонента, если он его сам не назвал. При необходимости, например, когда абонент не получил необходимую ему информацию, записать контакты и причину обращения.
  3. К звонящему обращаться по имени-отчеству.
  4. Не прерывать собеседника.
  5. Соблюдать деловой тон. В беседе нельзя проявлять агрессию, раздражительность, нетерпимость и пр. Манера беседы должна оставаться доброжелательной, даже когда абонент грубит или кричит в трубку.
  6. Завершать разговор, т.е. повесить трубку, должен абонент. Если он этого не делает, то следует уточнить, какую еще помощь можно оказать.

Если на момент разговора секретарь не обладает интересующей абонента информацией, он должен извиниться. На следующем этапе требуется предложить способ решения проблемы.

Например, если ответ на поставленный вопрос можно получить позже, секретарь предлагает самостоятельно перезвонить, когда будет обладать требуемой информацией. Другой вариант — предложить абоненту самостоятельно перезвонить (обговариваются дата и время повторного звонка).

Если ответ на вопрос входит в сферу деятельности другого сотрудника, то секретарь должен перенаправить к нему клиента.

Звоните вы

Перед звонком секретарь-референт должен подготовиться. Он прописывает план беседы. Во время разговора все вопросы должны быть четко сформулированными. Нельзя употреблять длинные речевые обороты.

После набора номера и получения ответа секретарь представляется и называет цель звонка. Если дистанционный разговор был ранее запланирован, то об этом необходимо проинформировать абонента. В процессе разговора в ежедневнике делают пометки, фиксирующие краткое содержание беседы.

Если звонок не был запланирован, необходимо уточнить возможность получить всю необходимую информацию сразу. Если нет — уточнить время повторного обращения.

В процессе общения требуется соблюдать тактичность. Проявление эмоций недопустимо.

Читайте также:  Идеи бизнес плана одежда

Разговор заканчивают, когда была получена вся необходимая информация или назначена встреча. Собеседника благодарят за все уделенное время, даже в тех случаях, когда звонок не принес желаемых результатов.

Организация совещаний и деловых встреч

При планировании коллективной встречи секретарь подготавливает всю необходимую информацию для каждого участника. Он распечатывает графики, буклеты, статистику и пр. материалы.

В помещении, где будет проводиться совещание, предварительно проводится уборка. Для этого привлекается соответствующий персонал. Секретарь не обязан самостоятельно убирать, но он контролирует процесс клининга.

Для всех участников готовятся рабочие места. На тот случай, если на встрече будет больше людей, чем планировалось, секретарь подготавливает дополнительный пакет документов. Также устанавливается несколько резервных рабочих мест.

На момент встречи секретарь встречает посетителей у входа. После приветствия он указывает участнику совещания на отведенное ему место.

Материалы, которые потребуются в процессе деловой встречи, раздаются каждому индивидуально. Все участники совещания обеспечиваются канцелярскими принадлежностями (ручками, карандашами, блокнотами для заметок).

Во время деловой встречи всем гостям или деловым партнерам предоставляются питьевая вода и легкие закуски.

Поведение в конфликтных ситуациях

Должность секретаря предусматривает предотвращение конфликтных ситуаций. Но, когда избежать разногласий не получается, в обязанности помощника директора входит управление сложившейся ситуацией, с последующим безболезненным выходом из нее.

Нет общего правила, которое помогло бы предотвратить или справиться с уже возникшим конфликтом. По этой причине секретарь должен действовать согласно сложившимся обстоятельствам.

Если он видит, что человек проявляет агрессию и не пытается понять корень проблемы, требуется вести беседу в направлении рационализации. Следует проявлять эмпатию.

Когда конфликта не удается избежать, а собеседник не пытается найти способ мирного разрешения, требуется предоставлять аргументированные факты в свою защиту. Например, показать документы, подтверждающие правоту секретаря. К другим способам разрешения конфликтов можно отнести:

  1. Тактику выжидания. Требуется попросить собеседника подождать под любым аргументированным предлогом. Время может помочь снять эмоциональное напряжение и агрессивный настрой.
  2. Выяснение причины разногласий и убеждение. Следует задавать наводящие вопросы, чтобы полноценно понять суть проблемы. Когда есть возможность самостоятельно помочь собеседнику, требуется убедить оппонента, что в ближайшее время все разрешится.
  3. Сохранение спокойствия. Во время общения не допускаются оскорбления и переход на личности. Вся концентрация внимания должна быть на предмете спора.
  4. Частичное признание своей вины. Если собеседник не хочет выслушивать все доводы, требуется согласиться с тем, что частично проблема возникла по вине секретаря. После этого следует предложить постараться совместно найти решение проблемы.
  5. Помощь. Если секретарь не может решить проблему, т.к. она не находится в его компетенции, собеседника следует направить туда, где ему смогут помочь.

Независимо от поведения оппонента, секретарь всегда проявляет сдержанность и эмоциональную уравновешенность.

Недопустимые ошибки секретарей

Профессиональный секретарь должен:

  • не обсуждать начальство;
  • не задавать лишних вопросов коллегам, которые не относятся к работе;
  • не рассказывать окружающим о своих личных проблемах;
  • не интересоваться уровнем заработной платы сотрудников (если секретарь обладает данной информацией, ее нельзя распространять);
  • не вносить исправления в документы коллег, если такое задание не поступало от начальства;
  • не флиртовать на рабочем месте;
  • не нарушать дедлайн.

В кабинет начальника секретарь может заходить без стука, но должен спросить разрешения на вход. Без уважительной причины нельзя отлучаться с рабочего места.

В случае необходимости ухода, даже если причина отсутствия будет связана с ведением бизнеса, требуется проинформировать руководство.

Не только соблюдение правил этикета позволит предотвратить появление ошибок. Поэтому, если собеседование на должность секретаря прошло положительно, следует сразу обсудить все нюансы профессии с работодателем.

Источник

Дресс-код секретаря

Рекомендации, описанные в данной статье, в равной степени подойдут для тех, кто хочет узнать, как правильно одеваться на работу, так и для тех, кто хотел бы знать, как одеваться на интервью. С самого первого рабочего дня я рекомендую вам придерживаться правила дресс-кода секретаря: всегда одевайтесь на работу так, как будто вы не работаете, а только хотите получить эту работу. Было бы неверно считать, что дресс-код секретаря нужно соблюдать только при устройстве на работу, а получив желаемую должность, можно расслабиться. Если Вы хотите стать хорошим секретарем и иметь перспективы карьерного роста, расслабляться нельзя.

Итак, что такое дресс-код секретаря? Это, главным образом, деловой стиль одежды. В зависимости от того, чем занимается ваша компания, деловой стиль одежды может быть строже или наоборот, мягче, но одеваться на работу нужно всегда в деловом стиле. Строгость делового стиля одежды варьируется от типа работы: например, в банке строгий деловой костюм обязателен. В творческих компаниях многие сотрудники деловой стиль в одежде не соблюдают, и хотя, безусловно, следует одеваться так, как принято в компании, даже в креативных компаниях, практикующих вольный стиль в одежде, секретарю я рекомендую именно деловой стиль одежды. Просто в отличие от банка, он может быть менее строгим. К примеру, можно обойтись без пиджака, юбка может быть не обязательно от костюма и т.д.

Итак, начнем с головы:-) Имидж секретаря начинается не только с делового стиля одежды, но также с макияжа и прически. Помните старый голливудский фильм «Деловая девушка», где героиня Сигурни Уивер намекает своему новому секретарю (Мелани Гриффит), чтобы та сменила свои украшения?

Имидж секретаря должен быть женственным в рамках делового стиля, но не сексуальным. Считается, что в офисе люди должны работать. Не стоит и перебарщивать, правда. Одежда в мешковатом стиле, когда невозможно понять, где у вас руки, а где – ноги, тоже не подойдет.

И еще одна рекомендация: покупайте деловую одежду высокого качества, из натуральных тканей. Не носите полиэстер, этот материал совсем не дышит. Не обязательно покупать дорогую одежду, но пусть качество всегда будет для вас на первом месте. У российских производителей часто можно купить качественный костюм по приемлемой цене. И лучше иметь два качественных деловых костюма, чем десять сомнительных костюмов. Это правда не так сложно, как кажется. Я знаю о чем говорю. Когда-то давно я работала секретарем в Москве с зарплатой 400 (!) долларов и при этом могла найти хороший костюм даже с такой зарплатой.

Читайте также:  Нарисовать одежду египтян изо 5 класс

Прическа секретаря всегда должна быть аккуратной и ухоженной. Я думаю, вам не стоит напоминать о том, что не стоит щеголять в офисе с невымытой головой. К сожалению, люди часто недооценивают то, что даже если волосы выглядят еще куда ни шло, запах, распространяющийся от них, может уложить в обморок не только пассажиров метро, но и посетителей вашего офиса.

Если у вас длинные волосы, не носите их распущенными в офисе. Распущенные волосы подходят только для романтических свиданий и досуга в кругу друзей. Волосы могут быть распущены только в том случае, если они достаточно коротки, чтобы быть собранными (до подбородка где-то). Не забывайте про аккуратную укладку. Если вы красите волосы, помните о том, что корни волос имеют свойство отрастать, и их нужно своевременно подкрашивать.

Макияж. Я рекомендую легкий деловой макияж: чуть-чуть тонального крема и пудры в тон вашей кожи, чуть-чуть неярких (коричневых, бежевых) теней, чуть-чуть туши и немного румян. Цвет помады подбирайте в нейтральных тонах, к примеру, светло-коричневый, неяркий розовый.

Ни в коем случае не используйте в офисе накладные ресницы, яркие цвета макияжа, люминисцентную тушь и помаду в ярко-красной, темно-коричневой и другой яркой гамме. Не впадайте в другую крайность и не ходите совсем ненакрашенной. Даже если вы не любите декоративную косметику, хотя бы пудру и тушь нанесите. Без макияжа можно приходить, только если вы та редкая счастливица, чье лицо без косметики не будет выглядеть болезненным и неухоженным, а румянец на щеках – натуральный.

Лак для ногтей должен быть в цвет помады и также в нейтральных тонах. Никогда не ходите на работу с черным или ярким лаком.

Украшения. Дресс-код секретаря подразумевает неброские украшения: пара небольших сережек, не более пары неброских колец и часы. Иногда уместна цепочка с кулоном в зависимости от костюма.

Не надевайте крупных, броских, гремящих и звенящих украшений, огромных круглых серег, крупных колец, браслетов. Одевать ли секретарю украшения с драгоценными камнями? Я не рекомендую. Есть еще такая тенденция одеваться в соответствии с уровнем вашей должности и заработка. Даже если ваш муж – олигарх, и секретарем вы работаете, чтобы не потеряться как личность, то все равно избегайте ношения крупных и дорогих драгоценных камней. Золотые и серебряные серьги подойдут, но если они не крупные. А вот серьги с огромными бриллиантами не надевайте. В крайнем случае можно надеть очень, очень маленькие «гвоздики» с бриллиантом не более 2 мм в диаметре. Не сочетайте золото с серебром, а также золотые или серебряные украшения с бижутерией.

Кольцо с бриллиантом надевайте только в том случае, если вам его подарил жених по случаю помолвки.

Часы подойдут любые, ремешок рекомендую кожаный. Лучше не надевать часов с золотым браслетом.

Деловой стиль одежды предполагает ношение костюма и его вариаций. Костюм для девушек может быть: пиджак+брюки и пиджак+юбка, а также комбинации с жилетом. Уместны также платья в деловом стиле. Длина юбки – от 10 см ниже колена до 3 см выше колена. Юбка никогда не должна быть выше колена более, чем на 3 см. Расцветки костюма – строгие, однотонные или в неброскую полоску (клетку). Никаких узоров и цветов. Юбки до пят не покупайте и не носите также. Разрез у юбки или делового платья не должен быть большим. Имейте в виду, что если у вашей одежды большой разрез, вы можете повеселить офис, когда потянетесь за пачкой бумаги для ксерокса и покажете всем, что это вы там надели под деловой костюм.

В США принято носить деловую одежду светлых тонов в период с 1 мая по 1 сентября и деловую одежду в темных тонах с 1 сентября по 1 мая. Можно взять на вооружение эту тенденцию и нам. Но в разумных пределах, конечно. Если на дворе лето, но холодно и льет дождь – ни к чему упорствовать и шлепать по лужам в бежевом костюме.

Если вы не работаете в банке или крупном концерне, можно обойтись комбинацией блузка+юбка или блузка+брюки.

Пара слов про блузку. Под костюм в деловом стиле одежды рекомендуются блузки светлых оттенков: белый, бежевый, светло-розовый, голубой, бледно-зеленый и т.п. Блузка должна быть прямого покроя, без рюшечек, кружавчиков, воротников-жабо и расклешенных рукавов. Если вы не работаете в консервативной структуре, можно одевать не блузку, а водолазку, или трикотажную кофту с длинным рукавом, но в этом случае сверху рекомендуется надеть пиджак. Зимой поверх блузки можно надеть кардиган, кофту или шерстяной жилет. Это выглядит лучше, чем вязаные свитера. Но если вы работаете в очень холодном климате, главное – ваше здоровье, а потом уже деловой стиль. Если вам холодно, оденьтесь потеплее.

Главное помните – ваша деловая одежда не должна быть слишком облегающей, и не должна быть слишком мешковатой.

Если у вас на фирме есть так называемая «свободная пятница», то я все равно не рекомендую надевать джинсы и свитер. Лучше наденьте брюки (без заклепок и страз), кофту и ботинки, к примеру.

Мужчинам-секретарям обязателен костюм и галстук в тон. Носки должны быть высокими, чтобы, когда вы сядете, ваши ноги не были видны. И пожалуйста, не покупайте розовых рубашек, ладно?

Читайте также:  Что делать когда ребенку мешает одежда

Черный галстук в офисе для мужчин неуместен. Исключение – посещение похорон.

Обувь. Дресс-код секретаря подразумевает, что вы будете носить на работу туфли в тон костюма. Каблук рекомендуется не более 5-7 см. Не носите туфли на платформе и на высоченных шпильках. Исключение – если вы работаете стриптизершей в стрип-клубе. Зимой необходимо иметь сменную обувь, не ходите по офису в сапогах. Исключение – если в офисе холодно.

Если вы не работаете в консервативной структуре, можно носить туфли с открытой пяткой. Но никогда и нигде не носите туфель с открытым мыском. На мой взгляд, это вообще довольно уродливое изобретение модельеров – деловые туфли с открытым мыском. Просто из туфель выглядывает большой палец, фуууу. Не говоря уже про то, что это имеет скрытый сексуальный подтекст.

Меня часто спрашивают, а где можно купить деловую одежду по приемлемым ценам?

Летом, когда мне понадобилось обновить гардероб перед официальным мероприятием, я сделала для себя одно очень приятное открытие, купив одежду в интернет-магазине.

В отличие от многих других розничных и интернет-магазинов, мне оператор перезвонил уже через минуту после оформления заказа. Покупки привезли на следующий день. Курьер дал мне достаточно времени для примерки. Можно попросить привезти несколько размеров и оставить то, что подходит. А если не понравится качество ткани или вещь будет сидеть не так, как хотелось, можно совершенно запросто отказаться без каких-либо обязательств. И оплата будет только за то, что оставляете.

Магазин часто проводит акции с большими скидками. И что приятно, доставка бесплатная и есть не только по Москве, но и по всей России.

При заказе не забудьте использовать рекомендации по дресс-коду из данной статьи.

Как одеваться на работу летом? Лето – настоящий экзамен на знание дресс-кода секретаря. Итак, если вы работаете в консервативной структуре – к сожалению, для вас ничего не меняется. Вы ходите в костюме. В других случаях возможны вариации, но с некоторыми исключениями.

Итак, как нельзя одеваться на работу секретарю летом?

Если в вашем офисе все в порядке с системой кондиционирования, то вы можете продолжать носить деловую одежду, заменив, к примеру блузку с длинным рукавом на блузку с коротким рукавом, темную юбку на светлую и более легкой фактуры и т.п.

Если в вашем офисе жарко…..не следует ждать, пока вас в деловом костюме свалит тепловой удар. Не упорствуйте. Проблема климата – проблема руководства вашего офиса, и если нет подходящих условий для работы, здоровьем не рискуйте.

Есть правда, кое-то, чего нельзя делать даже летом. Если климат в офисе этого не позволяет, лучше поискать другую работу.

Нельзя ходить на работу в топах и майках. Можно носить летние платья, но с закрытыми плечами и нецветастые. Длина юбки такая же, как у делового костюма.

Блузки носите такие, чтобы ваши плечи были полностью закрытыми, а также хотя бы на 1/3 были закрыты руки. Юбки и брюки не обязательно от делового костюма, можно носить хлопчатобумажные и льняные, но высокого качества.

Дресс-код секретаря предписывает обязательное ношение колготок. Даже если у вас не волосатые ноги, колготы все равно обязательны. Просто летом вы можете носить колготки плотностью 5-10 ден, чтобы не было жарко. В жару можно пользоваться чулками. Но не забывайте про длину юбки. Когда вы садитесь или наклоняетесь, края чулок не должны быть видны.

Босоножки в жару носить можно (но не в банк или солидную фирму), но позаботьтесь, чтобы пальцы ног выглядели аккуратно, на ногах имелся педикюр, а цвет лака не был бы слишком ярким.

Сейчас стало очень модным делать наколки в различных местах. Позаботьтесь, пожалуйста, чтобы даже летом их не было видно. Если у вас наколки на пальцах или запястье – сведите их. Пирсинг в офисе недопустим. Если у вас проколоты уши более, чем в одном месте, не носите более 1 серьги в одном ухе. Мужчинам серьги в офисе противопоказаны. Противопоказаны любые элементы панк- и рок-культуры: браслеты, ошейники, яркий цвет волос, черный лак, кожаные штаны и т.п.

Как мужчинам, так и женщинам в офисе не следует носить спортивную одежду, а также шорты (даже капри) и сандалии.

Духиимидж секретаря предполагает, что от вас не будет разить духами, даже если это очень дорогие духи. Особенно это важно летом, когда запахи ощущаются многократно сильнее. Главное правило – если вы сами чувствуете запах своих духов – окружающие уже задыхаются. К тому же, не всем в офисе может нравиться запах ваших духов, и это создаст антипатию к вам. Поэтому с духами будьте очень осторожны. Тяжелые и сладкие ароматы вообще не используйте. Только очень легкий и ненавязчивый аромат.

Антиперсперантом пользоваться не забываем ни зимой, ни летом, но покупайте его без запаха, чтобы запахи вашего парфюма не конфликтовали между собой.

И наконец, одна нехитрая рекомендация по деловому стилю одежды – если на улице нестерпимо жарко, а в вашем офисе принят консервативный деловой стиль – не переживайте. Просто возьмите костюм и все нужные аксессуары с собой. Это не совсем удобно, может быть, но зато не нужно обливаться потом (а то и в обморок грохнуться) в общественном транспорте. Приезжайте в офис еще на 15 минут пораньше и переоденьтесь. А может быть, у вас в офисе есть какое-то помещение, где вы сможете хранить 1-2 костюма.

Если вы хотите поблагодарить автора за эту статью, нажмите на кнопку «Поделиться» внизу, чтобы о ней смогли узнать ваши друзья.

Источник