Меню

Порядок использования форменной одежды



Для тех, кто одевается «по форме»

И. Горшкова
Ежемесячный журнал «Новая бухгалтерия» N 9, 2006 г.

Сегодня крупные супермаркеты и даже небольшие магазины все чаще одевают своих сотрудников в корпоративную униформу (одинакового цвета, покроя и т.п.). Как учесть затраты на униформу в бухгалтерском и налоговом учете?

Магазин «Океан» приобрел и выдал своим сотрудникам 50 комплектов форменной одежды с логотипом организации: на левом нагрудном кармане нанесено вышитое изображение .

Затраты на приобретение униформы составили 118 000 руб. (в том числе НДС — 18 000 руб.). Срок полезного использования униформы — 2 года.

В соответствии с Положением о форменной одежде такая одежда передается в собственность работникам и возврату не подлежит. Обязанность выдачи форменной одежды закреплена коллективным договором.

В бухгалтерском учете делаются следующие проводки:

Дебет 10/ «Форменная одежда» — Кредит 60

— 100 000 руб. — форменная одежда оприходована на склад;

Дебет 19 — Кредит 60

— 18 000 руб. — отражен НДС по приобретенной форменной одежде;

Дебет 60 — Кредит 51

— 118 000 руб. — стоимость форменной одежды оплачена продавцу;

Дебет 68/ «НДС» — Кредит 19

— 18 000 руб. — НДС по форменной одежде предъявлен к вычету.

В момент выдачи униформы сотруднику организации в бухгалтерском учете делаются следующие проводки:

Дебет 91/2 «Прочие расходы» — Кредит 10/ «Форменная одежда»

— 2000 руб. — форменная одежда выдана сотруднику организации;

Дебет 91/2 — Кредит 68/ «НДС»

— 360 руб. — при безвозмездной передаче униформы начислен НДС.

Если выдача форменной одежды предусмотрена законодательством, то такие расходы ЕСН и взносами в Пенсионный фонд РФ не облагаются (основание — подп. 11 п. 1 ст. 238 НК РФ).

Если же выдача форменной одежды, остающейся в собственности работников, предусмотрена только коллективным договором, то ЕСН и страховые взносы на обязательное пенсионное страхование на стоимость униформы начислить придется, так как любые выплаты, начисляемые в пользу физических лиц по трудовым договорам, независимо от формы, в которой они осуществляются, облагаются ЕСН (п. 1 ст. 237 НК РФ). Объект обложения ЕСН возникает в момент выдачи форменной одежды.

Такой же порядок действует в отношении страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, начисление которых напрямую зависит от того, предусмотрена выдача одежды законодательством или нет.

Если выдача форменной одежды не предусмотрена ни законодательством, ни коллективным (трудовым) договором и соответственно стоимость униформы не уменьшает налогооблагаемую прибыль, то начислять ЕСН и пенсионные взносы не нужно (п. 3 ст. 236 НК РФ).

О порядке учета расходов на спецодежду подробно написано в статье Е. Капковой «Спецодежде — спецучет» в журнале «Новая бухгалтерия» N 8 за 2005 г. В зависимости от стоимости и сроков полезного использования форменная одежда учитывается либо в составе материально-производственных запасов, либо в составе основных средств.

Супермаркет заказал ателье пошив форменной одежды (костюмы) для своего персонала в количестве 70 компл. При этом на лацкане каждого пиджака должен быть вышит логотип фирмы. Стоимость полного заказа ателье (с учетом вышивки) составила 82 600 руб. (в том числе НДС — 12 600 руб.).

Выдача униформы предусмотрена трудовыми договорами. В соответствии с Положением о форменной одежде униформа остается в собственности супермаркета. Срок использования выданной работникам формы составляет 1,5 г. (18 мес.).

Согласно учетной политике организации основные средства стоимостью до 10 000 руб. учитываются на счете 10 «Материалы». Стоимость одного костюма — 1000 руб. Следовательно, униформа может быть учтена на счете 10.

Бухгалтер супермаркета должен сделать следующие проводки:

Дебет 10/ «Форменная одежда» — Кредит 60

— 70 000 руб. (70 компл. х 1000 руб.) — форменная одежда оприходована на склад;

Дебет 19 — Кредит 60

— 12 600 руб. — отражен НДС по приобретенной форменной одежде (на основании счета-фактуры ателье);

Дебет 60 — Кредит 51

— 82 600 руб. — стоимость пошива форменной одежды оплачена ателье;

Дебет 68/ «НДС» — Кредит 19

— 12 600 руб. — НДС по форменной одежде предъявлен к вычету .

В момент выдачи униформы со склада в эксплуатацию бухгалтер супермаркета делает проводку:

Дебет 44 — Кредит 10/ «Форменная одежда»

— 70 000 руб. — стоимость выданной в соответствии с коллективным договором форменной одежды списана на затраты .

НДС принимается к вычету только в том случае, если стоимость униформы признается расходом организации при исчислении налога на прибыль (см. в тексте ниже). В противном случае эту сумму придется отнести в дебет счета 91 и при налогообложении прибыли не учитывать.

Выдача форменной одежды, учтенной на счете 10, оформляется требованием-накладной по форме N М-11 (Постановление Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а) (см. письмо Минфина России от 30.05.2006 N 03-03-04/4/98).

Если форменная одежда остается в собственности организации, то возникает вопрос о возможности вычета «входного» НДС по этой одежде.

Позиция налоговиков в этом вопросе однозначна: если стоимость форменной одежды нельзя учесть в целях налогообложения прибыли, то организация не имеет права на вычет «входного» НДС, относящегося к этой одежде.

Обратите внимание! Налоговые инспекторы могут потребовать от организации доказать, что форменная одежда используется только на работе. Таким доказательством может служить, например, Журнал учета выдачи и сдачи формы по окончании смены, Положение о форменной одежде (внутренний нормативный локальный акт) и другие документы.

Источник

Форменная одежда

«Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения», 2006, N 4

Многие предприятия в своей повседневной работе используют форменную одежду. В отдельных отраслях установлено обязательное ношение форменной одежды. Некоторые организации вводят для своих работников унифицированную форму, свидетельствующую о принадлежности к данной организации

Как отразить в учете это имущество? В чем разница между форменной и специальной одеждой? Каковы особенности налогообложения форменной одежды при различных вариантах ее выдачи? В данной статье мы постараемся дать ответы на эти вопросы.

Читайте также:  Как избавиться от наэлектризованной одежды

Понятие форменной одежды и ее отличие от спецодежды

Начнем с того, что необходимо четко разграничить понятия форменной одежды и специальной, которые на практике иногда путают, что приводит к ошибкам как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

Спецодежда — это одежда, которая используется для предотвращения или уменьшения воздействия на работников вредных и (или) опасных производственных факторов, а также для защиты от загрязнения (ст. 212 ТК РФ). Спецодежда выдается работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением, в соответствии с Правилами обеспечения работников специальной одеждой . Специальная одежда выдается бесплатно во временное пользование.

Правила обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, утв. Постановлением Минтруда России от 18.12.1998 N 51.

В отличие от специальной форменная одежда не предназначена для защиты работников от воздействия каких-либо вредных факторов. Форменная одежда отражает специфику деятельности предприятия и, прежде всего, демонстрирует принадлежность работника к данной организации. Обязательность ношения формы может быть продиктована требованиями законодательства или установлена решением руководства организации. Например, форменная одежда (обмундирование) выдается в соответствии с законодательством РФ отдельным категориям работников, занятых в отраслях железнодорожного, водного, воздушного транспорта.

В общественном питании для определенных типов предприятий форменная одежда обязательна. Так, согласно действующему ГОСТ Р 50762-95 «Общественное питание. Классификация предприятий» у персонала ресторанов и баров любой категории (люкс, высшая, первая) должна быть форменная одежда и обувь с эмблемой предприятия. В кафе, столовых и закусочных форменная одежда необязательна, однако она создает стиль заведения.

ГОСТ Р 50762-95 «Общественное питание. Классификация предприятий», утв. Постановлением Госстандарта России от 05.04.1995 N 198.

Правилами предоставления гостиничных услуг в РФ определено, что перечень и качество предоставляемых гостиницей услуг должны соответствовать требованиям присвоенной ей категории. Системой классификации гостиниц предусмотрено для определенных категорий гостиниц обязательное наличие форменной одежды.

Правила предоставления гостиничных услуг в РФ, утв. Постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 N 490.
Система классификации гостиниц и других средств размещения, утв. Приказом Федерального агентства по туризму от 21.07.2005 N 86.

Форменная одежда может выдаваться работнику во временное (на определенный срок) или постоянное пользование, за плату или бесплатно. Поскольку нормы ее выдачи отсутствуют в действующих законодательных актах, организация может сама их разработать и ввести в действие внутренними распорядительными документами, например Положением о форменном обмундировании, в котором установлены сроки ношения, порядок выдачи и возврата предприятию форменной одежды при увольнении сотрудника. В контрактах с работниками должна быть оговорена обязанность администрации организации обеспечивать их форменной одеждой для осуществления функциональных обязанностей.

Бухгалтерский учет поступления и выдачи форменной одежды

Срок эксплуатации форменной одежды может быть как менее, так и более 12 месяцев. Соответственно, возникает вопрос: как эту одежду отразить в учете — как основное средство или как МПЗ?

В п. 50 Положения по ведению бухгалтерского учета определено, что специальная одежда, специальная обувь, а также форменная одежда, независимо от их стоимости и срока полезного использования, не относятся к основным средствам и учитываются в организациях в составе средств в обороте.

Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.

Бухгалтерский учет специальной одежды ведется в соответствии с Методическими указаниями по учету спецодежды , согласно которым спецодежда включена в состав оборотных активов. Согласно Письму Минфина России от 12.05.2003 N 16-00-14/159 разрешается устанавливать порядок учета спецодежды в соответствии с ПБУ 6/01 . Таким образом, если спецодежда имеет срок полезного использования более 12 месяцев, то по выбору организации ее можно учитывать либо на счете 01, либо на счете 10.

Методические указания по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды, утв. Приказом Минфина России от 26.12.2002 N 135н.
Положение по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утв. Приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н.

Для бухгалтерского учета форменной одежды какого-либо специального документа не предусмотрено. Как указывалось выше, форменная одежда по своему назначению отличается от специальной, поэтому нет оснований применять те или иные нормы, предписанные для спецодежды, к форменной. В частности, неправомерно применение Методических указаний по учету спецодежды, поэтому учет форменной одежды ведется в обычном порядке в соответствии с ПБУ 5/01 и Методическими указаниями по учету МПЗ , то есть независимо от стоимости и срока полезного использования она не относится к основным средствам и учитывается в организациях в составе средств в обороте на счете 10 «Материалы» субсчет «Форменная одежда».

Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утв. Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н.
Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н.

Форменная одежда может приобретаться организацией:

  • по договору купли-продажи;
  • путем безвозмездной передачи;
  • в виде поступления в счет вклада в уставный (складочный) капитал или изготавливаться организацией самостоятельно.

Форменная одежда, находящаяся в собственности организации, а также в хозяйственном ведении или оперативном управлении, принимается к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости, то есть в сумме фактических затрат на ее приобретение или изготовление, исчисленных в порядке, предусмотренном для учета МПЗ. Она учитывается в составе оборотных активов организации по счету 10 «Материалы». В связи с тем что специальных субсчетов для форменной одежды не предусмотрено, организация может ввести их сама, закрепив в учетной политике, например, субсчета 10-12 «Форменная одежда на складе» и 10-13 «Форменная одежда в эксплуатации».

Пример 1. ООО «Трейд» в качестве форменной одежды приобрело для своих сотрудниц 20 женских костюмов (юбка, пиджак) стоимостью 2596 руб. (в том числе НДС — 396 руб.) на сумму 51 920 руб. (в том числе НДС — 7920 руб.). При этом на пиджаке был вышит логотип фирмы, для чего ООО «Трейд» воспользовалось услугами швейной мастерской, заплатив за работу 4720 руб. (в том числе НДС — 720 руб.). Итого стоимость одного костюма составила 2400 руб. (2200 руб. + (4720 руб. — 720 руб.) / 20 кост.).

Читайте также:  Какую одежду носят модели

Срок эксплуатации форменной одежды установлен в течение 2 лет.

При поступлении форменной одежды основанием для оприходования ее на склад будут служить приемо-сдаточные документы, полученные от продавца, и Приходный ордер формы N М-4 .

Постановление Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве».

В бухгалтерском учете поступление спецодежды будет отражаться на счете 10-12 «Материалы», субсчет «Форменная одежда на складе», по фактической себестоимости, которая будет складываться из всех фактических затрат на приобретение одежды и доведения ее до состояния, пригодного к использованию (п. 6 ПБУ 5/01, п. 11 Методических указаний по учету спецодежды). Выдача форменной одежды оформляется Требованием-накладной формы N М-11.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки:

Форменная одежда может предоставляться работникам в личное постоянное пользование либо для использования только на работе, без передачи в личное постоянное пользование. От условий ее выдачи зависят бухгалтерский учет и налоговые последствия.

Форма не передается в личное пользование

Если форма не передается в личное пользование, то в этом случае она является собственностью предприятия и подлежит возврату по окончании срока ношения или при увольнении работника, получившего форму. В ряде случаев предусматривается, что форменная одежда даже не подлежит выносу с предприятия по окончании рабочей смены.

Пример 2. Продолжим условия примера 1 и предположим, что 15 костюмов переданы со склада в эксплуатацию. Форма не передается в личное пользование и подлежит возврату.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки:

Стоимость форменной одежды переносится на затраты предприятия по мере отпуска ее в эксплуатацию. В связи с этим необходимо наладить систему внутреннего контроля за ее дальнейшим оборотом. В бухгалтерии должны вестись личные карточки учета форменной одежды. Если форменное обмундирование выдается на объект, в отдел или иное подразделение, то они должны вести журналы выдачи и сдачи формы по окончании смены.

Налог на прибыль. Если форма не передается в личное пользование, то в этом случае право собственности на нее остается у организации. Расходы на форменную одежду можно учитывать при исчислении налога на прибыль при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ (экономически обоснованы и документально подтверждены). Если форменная одежда не предусмотрена законодательством, то ее выдача должна быть оформлена внутренним приказом по организации с указанием категорий лиц, которым она положена, порядок ее выдачи, возврата и т.д.

В случае если стоимость форменной одежды превышает 10 000 руб. и срок полезного использования составляет более 12 месяцев (п. 1 ст. 256 НК РФ), она будет признаваться амортизируемым имуществом. В Классификации основных средств форменная одежда не упоминается, поэтому организация вправе самостоятельно определить для целей налогообложения срок ее полезного использования, руководствуясь при этом техническими условиями или рекомендациями изготовителя одежды (п. 5 ст. 258 НК РФ).

Классификация основных средств, включаемых в амортизационные группы, утв. Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1.

Если форменная одежда не признается амортизируемым имуществом, то ее стоимость включается в состав материальных расходов в полной сумме по мере ввода в эксплуатацию на основании пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ как расходы на приобретении другого имущества, не являющегося амортизируемым.

Налог на доходы физических лиц. Стоимость форменной одежды, переданной только для использования на работе, не является выплатой в пользу работников, поэтому объекта обложения НДФЛ не возникает. То же самое относится и к страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Однако налоговые инспекторы могут потребовать от организации доказать, что форменная одежда используется только на работе. Таким доказательством может служить, например, журнал учета выдачи и сдачи формы по окончании смены, а также выделенное на предприятии место для переодевания сотрудников.

Единый социальный налог. Что касается единого социального налога, то не подлежит обложению стоимость передаваемой во временное пользование форменной одежды, выдаваемой в соответствии с законодательством (пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ). Надо ли облагать ЕСН стоимость форменной одежды, не предусмотренной законодательством, — вопрос спорный, и во избежание налоговых рисков его решение следует согласовать с инспекцией ФНС.

Как уже отмечалось, в данной ситуации форменная одежда подлежит возврату по окончании срока ношения или при увольнении работника, получившего форму. Если работник увольняется и не возвращает форменную одежду предприятию, либо он испортил или потерял форменную одежду до окончания срока ее носки, то такой работник должен частично компенсировать стоимость форменной одежды. В таких случаях сумма удержаний определяется по формуле:

Су = Со — Со/Су х Сф,

Су — сумма удержаний;

Со — стоимость одежды;

Су — установленный срок;

Сф — фактический срок носки.

Пример 3. Воспользуемся условиями примера 1. Сотруднице ООО «Трейд» Копейкиной Т.В. был выдан форменный костюм стоимостью 2 400 руб. Срок эксплуатации костюма — 2 г. (24 мес.). Через 10 мес. эта форменная одежда по вине данной сотрудницы оказалась непригодной для эксплуатации.

Месячный оклад сотрудницы составляет 7000 руб. При расчете суммы НДФЛ применяется стандартный налоговый вычет в размере 400 руб.

Так как спецодежда оказалась непригодной к эксплуатации раньше установленного срока, ущерб организации составит 1400 руб. (2400 руб. — (2400 руб. / 24 мес. х 10 мес.)). Кроме того, необходимо восстановить сумму НДС в размере 252 руб. (1400 руб. х 18%). Таким образом, из заработной платы сотрудницы необходимо удержать сумму в размере 1652 руб. (1400 + 252). Сумма НДФЛ составит 858 руб. ((7000 — 400) руб. х 13%).

Читайте также:  Что такое haute couture коллекция одежды

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

Субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Форма передается в личное пользование

Форменная одежда может предоставляться сотруднику в личное пользование. Фактически форма передается ему в собственность, и он не обязан возвращать ее организации.

Пример 4. Продолжим условия примера 1 и предположим, что один костюм передан со склада в эксплуатацию. Форма передается работнику в личное пользование и возврату не подлежит. Выдача формы в данном случае законодательством не предусмотрена, но обязанность выдавать ее закреплена за работодателем коллективным договором.

В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:

В данном случае передача формы является реализацией, поэтому ее стоимость облагается НДС. Налоговая база определяется как стоимость формы, исчисленная исходя из рыночной цены, которую организация определяет самостоятельно в порядке, предусмотренном ст. 40 НК РФ (п. 2 ст. 154 НК РФ). Предположим, что рыночная цена одежды равна стоимости ее приобретения.

Налог на прибыль. Расходы на приобретение (изготовление) выдаваемых в соответствии с законодательством РФ работникам бесплатно либо продаваемых им по пониженным ценам форменной одежды и обмундирования (в части стоимости, не компенсируемой работниками), которые остаются в личном постоянном пользовании работников, относятся к расходам на оплату труда (пп. 5 ст. 255 НК РФ). С 1 января 2006 г. в таком же порядке учитываются расходы на приобретение или изготовление организацией форменной одежды и обуви, которые свидетельствуют о принадлежности работников к данной организации .

Изменение внесено Федеральным законом от 06.06.2005 N 58-ФЗ

Таким образом, с этого года форменную одежду могут учитывать в расходах на оплату труда любые предприятия при соблюдении следующих условий:

  1. форменная одежда должна свидетельствовать о принадлежности работников к данной организации (на ней изображен логотип или название предприятия);
  2. форменная одежда должна оставаться в личном постоянном пользовании работников;
  3. выдача форменной одежды должна быть предусмотрена трудовым договором (контрактом) и (или) коллективным договором.

Налог на доходы физических лиц. Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. Если форменная одежда, предназначенная для ношения в период выполнения им трудовых обязанностей, подпадает под действие п. 3 ст. 217 НК РФ, то она не облагается НДФЛ.

Если выдача форменной одежды не предусмотрена действующим законодательством РФ, то ее стоимость является доходом, полученным в натуральной форме (ст. 211 НК РФ), и облагается НДФЛ по ставке 13%. Налоговая база с доходов, полученных в натуральной форме, рассчитывается исходя из рыночных цен, определяемых в соответствии со ст. 40 НК РФ (с учетом НДС).

Единый социальный налог. Стоимость выдаваемой на основании положений законодательства в постоянное пользование форменной одежды не подлежит обложению ЕСН и взносами в Пенсионный фонд (11 п. 1 ст. 238 НК РФ). Стоимость одежды, предусмотренной коллективным договором, является объектом обложения ЕСН и страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование, так как ЕСН облагаются любые выплаты, начисляемые в пользу физических лиц по трудовым договорам, независимо от формы, в которой они осуществляются (п. 1 ст. 237 НК РФ). Такой же порядок действует в отношении страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Форма передается в личное пользование, но выдается по инициативе организации

Если форменная одежда не предусмотрена ни законодательством, ни коллективным договором, а выдается по инициативе организации, то такая операция рассматривается как безвозмездная передача, которая в бухгалтерском учете отражается как операционные расходы.

Пример 5. Воспользуемся условиями примера 1 и предположим, что один костюм передан работнику в личное пользование и возврату не подлежит. Выдача формы в данном случае не предусмотрена ни законодательством, ни коллективным договором.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки:

Безвозмездная передача имущества в целях исчисления НДС признается реализацией товаров и в соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ является объектом налогообложения. Налоговая база определяется как рыночная стоимость этих товаров в порядке, предусмотренном ст. 40 НК РФ. Предположим, что рыночная цена одежды равна стоимости ее приобретения.

Налог на прибыль. Если форменная одежда не предусмотрена ни законодательством, ни коллективным договором, а выдается по инициативе организации, то затраты на ее приобретение для целей налогообложения не учитываются.

Единый социальный налог. В связи с тем что расходы на приобретение форменной одежды у организаций, формирующих налоговую базу по налогу на прибыль, не учитываются для целей налогообложения, то ЕСН и страховые взносы на ОПС не начисляются (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний не начисляются, так как в данном случае выдачу форменной одежды нельзя рассматривать как оплату труда, которая облагается данными взносами .

Пункт 3 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184.

Налог на доходы физических лиц. В данном случае передача форменной одежды в постоянное личное пользование сотрудникам является не чем иным, как подарком организации, с рыночной стоимости (с учетом НДС) которого необходимо удержать НДФЛ (ст. 211 НК РФ). Стоимость подарков в размере 4000 руб. в год налогом не облагается (п. 28 ст. 217 НК РФ).

Источник